Carte de vœux virtuelle d'entreprise
Pour commencer, une petite mise au point sur la terminologie. Dit-on : carte de vœux électronique, carte de vœux virtuelle, ou e-card ?
À vrai dire les trois termes sont justes et signifient exactement la même chose : une carte de vœux sous forme d’image ou d’une petite animation à envoyer par messagerie électronique. Par exemple Outlook, messagerie G-mail, messagerie Orange, etc.
Vous avez décidé de présenter vos vœux professionnels, félicitations ! Vous avez choisi de la faire avec une carte de vœux c’est encore mieux. Vous avez opté pour une e-card, c’est parfait !
Les intérêts de la carte de la carte de vœux virtuelle
Il existe deux intérêts majeurs à choisir une e-card pour présenter ses vœux de fin d’année :
- le coût par contact
- la rapidité et la simplicité de mise en œuvre
Une économie certaine
Lorsque l’on opte pour une carte de vœux électronique, on échappe aux frais postaux. C’est un avantage direct et chiffrable.
En 2022, pour une lettre de 20g et moins en envoi prioritaire, il faut compter 1.43 € par carte.
Cependant, une carte de vœux avec son enveloppe pèse généralement plus de 20g. Il faut alors compter 2.86 € par lettre.
Pour faire court, les frais postaux se chiffrent en 2022 à :
La carte de vœux électronique est donc un bon moyen de resserrer son budget cartes de vœux. En effet, plus le nombre d’envois est important, plus le coût individuel diminue.
La rapidité et simplicité de mise en œuvre
Le temps qui s’écoule entre la décision d’envoyer une carte de vœux électronique et l’envoi effectif de celle-ci peut être très court. En effet il suffit de quelques étapes seulement :
- Commander ou faire son e-card (voir plus loin si c’est vraiment une bonne idée)
- Rédiger le message de la carte de vœux virtuelle (c’est peut-être ce qui prendra le plus de temps)
- Établir la liste des adresses e-mail concernée (à regrouper avec celles des collaborateurs si nécessaire)
- Envoyer les cartes (si possible en respectant les règles spécifiques aux messageries électroniques)
Il faut aussi reconnaître que l’expédition des cartes par internet est aujourd’hui très simple. Elle ne demande pas de connaissances informatiques particulières. En effet, qui, aujourd’hui en âge de travailler, n’a jamais envoyé de message électronique ?
Carte de vœux virtuelle professionnelle VS maison
Force est de constater qu’une carte de vœux électronique est très révélatrice :
- elle représente professionnellement son expéditeur ou son entreprise elle transmet un ou des sentiments (reconnaissance, bienveillance, attention…).
Une e-card est donc bien plus qu’une simple image sur laquelle on appose un texte et que l’on envoie furtivement à son carnet d’adresses.
Sa conception ne peut pas être confiée à un personne qui « bidouillerait » une photo ou image. Il ne suffit pas de rajouter un « bonne année 2023 » sur quelque chose. Même avec la meilleure volonté, créer une e-card reste un métier.
À ce titre il est absolument nécessaire de maîtriser chaque étape du travail à fournir pour sa création. Il existe 3 éléments clé : le travail graphique, l’accroche, la compatibilité technique avec les messageries.
Plus qu’une image ou une photo : un vrai travail graphique
Pour beaucoup une image est belle ou ne l’est pas. Mais c’est plus complexe que cela. Qu’est-ce qui la rend agréable à regarder ? Un graphiste aura la réponse :
- les lignes de lecture
- le camaïeu des couleurs
- les proportions
- les perspectives
- la chaleur des tons
- etc.
Il faut bien se dire que rares sont les photographies ou les illustrations qui ne nécessitent pas de retouche. Le savoir-faire d’un excellent graphiste est de mise. Les logiciels de retouches d’image accessibles au public sont loin d’être assez puissants, et les logiciels professionnels, s’ils sont très performants, n’en demeurent pas moins d’une utilisation compliquée (et c’est un euphémisme).
L’accroche : bien plus qu’une ligne de mots
C’est quoi l’accroche ? C’est le texte qui figure sur l’illustration (photo ou graphisme) et qui sera lu en tout premier par le destinataire. Elle peut-être une véritable punch line !
Loin d’être anecdotique, cette phrase est travaillée, réfléchie dans ses moindres détails :
- le choix des mots : niveau de langage, champ lexical, sonorité
- la ponctuation : elle doit traduire l’intention de l’expéditeur
- l’orthographe : elle doit être irréprochable
Si l’accroche de la carte de vœux virtuelle est une citation il faut prêter attention à l’auteur dans un premier temps puis à l’œuvre dont elle est extraite.
L’auteur doit être exempte de controverse politique et sociétale. Quant à la citation, attention au contexte ! Il est déjà arrivé que des citations, au demeurant très jolies, ne signifient pas du tout l’idée qu’elles pouvaient suggérer. L’auteur, bien au contraire, voulant signifier un acte agressif et mortel.
Le format informatique : un vrai passeport pour les messageries
Il s’agit là d’un problème purement technique et informatique.
Comment fonctionnent les messageries, quelles sont leurs règles, comment décident-elles qu’un message est un spam, quel est le format informatique idéal pour que le message soit accepté, quel est le « poids » parfait d’une e-card ?
Voilà autant de questions auxquelles un concepteur professionnel de cartes de vœux connait les réponses.
Acheter une carte de vœux électronique auprès d’un professionnel établi est une quasi garantie que la carte de vœux soit reçue et lue par le destinataire.
Deux formats au choix pour les cartes de vœux virtuelles
Il existe deux grandes familles de cartes de vœux électroniques, les cartes statiques et les cartes animées.
les e-cards animées
En choisissant une carte de vœux animée l’expéditeur de la carte de vœux virtuelle multiplie les obstacles entre lui et le destinataire. Les messageries, les pare-feu, le destinataire lui-même, sont peu réceptifs voire hostiles aux cartes de vœux animées. Un article est dédié à ce sujet ici.
les e-cards statiques
Elles peuvent apparaître directement dans le corps du message électronique et, créées par un professionnel compétent ce sont les cartes de vœux virtuelles les plus efficaces. Pour en savoir plus, cet article est leur est dédié.
Envoi des cartes de vœux électroniques
Le choix de la carte effectué et la rédaction du message terminée, il est temps de penser à l’expédition des cartes. Pour cela trois étapes : collecter les adresses et procéder à l’envoi et décider d’une date d’envoi.
Établir les listes
Maintenant, pas de méthode particulière. À chaque entreprise de choisir qui communiquera et à quelles personnes et/ou société. Il s’agit d’un choix de communication propre.
Il faut prêter attention à :
- ne pas faire de doublon (sauf exception – deux personnes présentent leurs vœux à une même tierce personne)
- avoir les adresses électroniques valides
- n’oublier personne
Décider si expéditeur unique ou si chaque employé envoie en nom propre
C’est un autre point de réflexion. Faut-il que chaque associé et collaborateur procède à son propre e-mailing ? Est-il préférable de regrouper les envois par service ou encore que seul le gérant soit responsable de l’envoi des cartes de vœux de fin d’année ?
À chaque société de tenir sa réflexion, il n’y a pas de règle ni de solution unique.
Faire ou sous-traiter l’envoi ?
Ici tout dépend du nombre de cartes électroniques que vous souhaitez envoyer. Si ce nombre est élevé, il faut passer par un sous-traitant afin d’éviter que les e-cards ne soient considérées comme des spams et que les adresses d’expédition ne soient black listée par les FAI (voir notre article)
En conclusion
La carte de vœux virtuelle est un très bon outil pour présenter ses vœux professionnels si on respecte quelques règles :
- elles doivent être créées par un professionnel en graphisme et informatique
- elles doivent être envoyées en respectant les règles des messageries électroniques
- il faut choisir des modèles statiques qui apparaîtront dans le corps du mail.
Attention, pour ceux qui envoient aussi des cartes de vœux imprimées déclinées de leur e-card, n’envoyez pas les deux cartes à un même destinataire, choisissez !